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Neues aus der Beihilfe

Viele Veränderungen verheißen absehbar annehmbare Bearbeitungszeiten

Der Dezernatsleiter der Beihilfestelle West, Regierungsoberamtsrat Redeker, und sein für Grundsatzangelegenheiten zuständiger Mitarbeiter, Regierungsamtsrat Haupt, trugen der Arbeitsgruppe Versorgung den Sachstand und die Zukunftsaussichten für die Dauer der Bearbeitungszeiten in der Beihilfe vor.Größere Abbildung anzeigen
Der Dezernatsleiter der Beihilfestelle West, Regierungsoberamtsrat Redeker, und sein für Grundsatzangelegenheiten zuständiger Mitarbeiter, Regierungsamtsrat Haupt, trugen der Arbeitsgruppe Versorgung den Sachstand und die Zukunftsaussichten für die Dauer der Bearbeitungszeiten in der Beihilfe vor.

Zu Beginn dieses Jahres verlängerten sich die Bearbeitungszeiten in der Beihilfe zu Teilen wieder drastisch. Das hatte zur Folge, dass zwischenzeitlich eine maximale durchschnittliche Bearbeitungszeit von bis zu neuneinhalb Wochen bestand.
Ausgelöst und beeinflusst wurden diese langen Bearbeitungszeiten, von denen vorrangig die Wehrbereichsverwaltung in Düsseldorf betroffen war, vorwiegend durch äußere Faktoren.

So war in der Wehrbereichsverwaltung in Düsseldorf zu Beginn des Jahres zeitweise ein Krankenstand von bis zu 25 Prozent zu verzeichnen, der vor allem aus dem sogenannten „Novo-Virus“ in Kombination mit der alljährliche Grippewelle resultierte.

Ein weiterer Punkt, der wie in jedem Jahr die Bearbeitungszeiten zu Beginn eines Jahres negativ beeinflusst, war der deutlich höhere Antragseingang in den Monaten Januar und Februar 2009. So stieg in diesen Monaten, im Vergleich zum Vorjahr, der Antragseingang um etwa 10 Prozent, was in Verbindung mit der hohen Krankheitsrate zu massiven Problemen und somit zur ersten wirklich spürbaren Ausuferung der Bearbeitungszeiten führte. Der dritte und wahrscheinlich schwerwiegendste Punkt, der seinen Ursprung bereits zum Ende des vergangenen Jahres fand, waren die DV-technischen Probleme.

Zu Beginn fiel das Beihilfebearbeitungssystem in seltenen Fällen für einzelne Stunden aus, was durch den persönlichen Einsatz der Sachbearbeiter anfänglich aufgefangen werden konnte.

In den Monaten Februar bis April des Jahres verschlimmerte sich die Situation auf Grund eines Computervirus jedoch so sehr, dass das technische Gerät der Beihilfestelle zu Teilen für bis zu zehn Arbeitstage ausfiel. In Kombination der bisher dargestellten Gründe entstand ein Antragsrückstand von zwischenzeitlich bis zu 35.000 Anträgen. Die somit ohnehin schon schier unbearbeitbar erscheinende Antragszahl wurde zusätzlich dadurch negativ belastet, dass neben der Einführung der Bundesbeihilfevorschriften zum 14. Februar 2009 eine deutliche Steigerung der Widersprüche zur verzeichnen war und noch ist, die vor allem aus den „neuen Arzneimittelrichtlinien“ und den damit verbundenen Festbetragsregelungen resultiert.

Im Vergleich sind im gesamten Jahr 2008 etwa 3500 Beschwerden/Widersprüche bei der Wehrbereichsverwaltung eingegangen, während diese Zahl bis Ende September 2009 bereits überschritten wurde und zur Zeit ca. 7.000 beträgt.

Die Betrachtung der Widersprüche und Beschwerden spielt im Zusammenhang mit den Beihilfebearbeitungszeiten deshalb eine besondere Rolle, da jeder Widerspruch und jede Beschwerde, egal an welche Stelle sie gerichtet war, immer nach „unten“ durchgegeben wurde und somit letztendlich wieder vom jeweiligen Sachbearbeiter in der Beihilfe nachgeprüft werden musste. Dadurch, dass der jeweilige Sachbearbeiter dann wiederum mit der Bearbeitung einer Beschwerde oder eines Widerspruches zu tun hatte, konnten in dieser Zeit keine aktuellen Beihilfeanträge bearbeitet werden.

Wie bereits zu Beginn dargestellt, handelt es sich in der Zusammenfassung aller aufgezählten Fakten vorrangig um Gründe, die durch äußere Faktoren beeinflusst waren. Allerdings war uns, dem Deutschen BundeswehrVerband, und auch den Verantwortlichen in der Wehrbereichsverwaltung klar, dass diese Zeiten weder weiter anwachsen noch in dieser Form gehalten werden durften, da sich hieraus für viele Beihilfe-berechtigten erhebliche finanzielle Konsequenzen ergeben hatten, die mit dem Fürsorgegedanken nicht mehr in Einklang zu bringen waren.

Um eine deutliche Verbesserung der Situation herbeizuführen, wurde gleich an mehreren Fronten gekämpft und Einiges erreicht, das im Folgenden aufgeführt wird:

1.) Dank des permanenten Einsatzes des Deutschen BundeswehrVerbandes hat dieser maßgeblich dazu beigetragen, dass das Personal der Wehrbereichsverwaltungen deutlich aufgestockt wurde.

So wurden im Verlauf des Jahres 2009 in der Wehrbereichsverwaltung in Düsseldorf mehr als 20 zusätzliche Mitarbeiter eingestellt, die jedoch, bevor Sie voll eingesetzt werden konnten, einer fundierten Ausbildung in den Bundesbeihilfevorschriften unterzogen werden mussten, die im Durchschnitt zwischen vier und sechs Monaten dauert.

Das neue Personal in den Wehrbereichsverwaltungen ist zwischenzeitlich fertig ausgebildet und bereits voll im Einsatz.

2.) Es wurden so genannte „Springerpools“ gebildet. Das bedeutet, dass ein Teil der Sachbearbeiter keiner bestimmten Rate oder beihilfeberechtigten Person mehr zugeordnet war, sondern immer gerade dort eingesetzt wurde, wo die „Antragsflut“ am höchsten oder der Krankenstand am gravierendsten war.

Dieser „wiederbelebte“ Springerpool wird auch in Zukunft erhalten bleiben, damit bei neuen Problemen das Personal schnell flexibel eingesetzt werden kann.

3.) Auf Grund des Einsatzes des Bundesvorsitzenden, Oberst Ulrich Kirsch, der in der Angelegenheit der DV-technischen Probleme persönlich an den zuständigen Staatssekretär geschrieben hatte, wurden Gelder bereitgestellt, um das vorhandene Computernetz für die Wehrbereichsverwaltungen hinsichtlich der hohen Zahl von Nutzern und Daten zu verbessern, heißt belastbarer zu machen.

Diese Arbeiten sind durchgeführt worden, wodurch nun davon auszugehen ist, dass das Beihilfebearbeitungssystem leistungsstärker geworden ist und konstanter arbeiten kann.

4.) Zum Abbau des Antragsrückstandes wurde eine sehr unkonventionelle Lösung getroffen.

Mit Wirkung vom 27. Mai 2009 wurde eine Unterabteilung (Rate) der Beihilfestelle der Wehrbereichsverwaltung in Düsseldorf aufgelöst, deren Mitarbeiter sich fortan nur noch um den Antragsrückstand kümmerten.

Die Beihilfeakten, die sonst von diesen Mitarbeitern bearbeitet wurden (ca. 8.000 Akten) wurden auf andere Wehrbereichsverwaltungen und Beihilfestellen umverteilt und von dort aus bearbeitet. Dies hatte jedoch leider auch zur Folge, dass die Beihilfeanträge der durch die Umverteilung betroffenen Beihilfeberechtigten in der Regel erneut mit höheren Bearbeitungszeiten zu kämpfen hatten, was darin begründet war, dass die Mehranzahl der zu bearbeitenden Anträge in den anderen Beihilfestellen von der dort gleichen Anzahl der Mitarbeiter zu bearbeiten war.

Da der Antragsrückstand in der Wehrbereichsverwaltung in Düsseldorf zwischenzeitlich deutlich gesenkt wurde, werden die ausgelagerten Akten bis spätestens Anfang des kommenden Jahres restlos wieder nach Düsseldorf zurückkehren.

Den Anfang machen dabei die Akten, die nach Stuttgart und Bonn umverteilt wurden und mit Datum vom 2. November 2009 nach Düsseldorf zurückkehren.

Um eine erneute Verlängerung der Bearbeitungszeiten durch die Rückübersendung der Beihilfeakten so gut wie möglich zu verhindern, wird sich neben der wieder eingesetzten Rate auch der gesamte Springerpool nach dem Eingang der Akten um die noch offenen Anträge kümmern. (In diesem Zusammenhang ist jedoch kurzfristig wieder mit einer Verlängerung der Bearbeitungszeiten zu rechnen.)

Sollten zwischenzeitlich noch Beihilfeanträge an die bisherige „Übergangsbeihilfestelle“ verschickt werden, so werden diese Anträge aussortiert und mittels Expressdienst nach Düsseldorf überstellt.

Fazit:
In der Zusammenfassung der vorgenannten Maßnahmen und Verbesserungen sind die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten in der Beihilfe mittlerweile deutlich gesunken und werden sich voraussichtlich gegen Ende des Jahres auch nachhaltig unter einem Zeitraum von vier Wochen einpendeln.

Wohl wissend, dass gerade an den Bearbeitungszeiten in der Beihilfe ganze Existenzen hängen können, werden wir, der Deutsche BundeswehrVerband, dieses Thema auch weiterhin mit „Argusaugen“ weiterverfolgen und hoffen, dass sich unsere Erwartungen im Sinne der Mitglieder erfüllen.ho

(Anmerkung des Verfassers: Natürlich haben wir auch engen Kontakt mit der Beihilfestelle der WBV Süd. Auch hier wurden zusätzliche Dienstposten geschaffen und die Festsetzer haben von der Netzpflege in der DV profitiert. Aber da die eingangs geschilderten Probleme dort nicht so gravierend waren, haben wir unser Hauptaugenmerk auf die WBV West gerichtet.)

 

 

Letzte Änderung am 23.8.2010


 
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