Verfahrensanpassung bei der Beihilfe

Die Leiter der Beihilfestellen des Bundes und der Deutsche BundeswehrVerband haben sich in der Vergangenheit wiederholt getroffen und über die Beihilfebeantragung gesprochen. Der Fokus liegt auf einer Verfahrensoptimierungen. Eine Umstellung des bisherigen Verfahrens wird erfolgen. Es geht dabei um eine schnellere und effektivere Beihilfebearbeitung.
 
Das bisherige Prozedere
Es geht um Ihren Beihilfebescheid und wie dieser zur Verfügung gestellt wird. Ihre Beihilfeanträge werden zurzeit noch in den bekannten Dienststellen des Bundesverwaltungsamtes (BVA) bearbeitet. Der Bescheid wird dabei in elektronischer Form erstellt. Ihre eingereichten Belege, wie z.B. Rechnungen, bleiben beim Sachbearbeiter vor Ort. Der Datensatz hingegen geht in eine viele Kilometer entfernte Druckstraße. Dort wird aus dem elektronischen Datensatz ein Papierbescheid. Dieser wird postalisch an das zuständige Bundesverwaltungsamt zurückgegeben. Dort werden die Bescheide mit den zurückgehaltenen Belegen händisch zusammengeführt und final an die Beihilfeberechtigten versandt. Eine aufwendige, teure und zeitintensive Prozedur.
 
Aus der jüngsten Hauptversammlung resultieren viele Aufträge, die auf die Beihilfeoptimierung gerichtet sind. Unter anderem fordert der Beschluss IV/40 eine Abschaffung dieser umständlichen und verzögernden Verfahrensweise mit der Belegrücksendung.

Das zukünftige Prozedere
Das Verfahren wird ab April 2020 wie folgt modifiziert - das Bundesverwaltungsamt bleibt weiter zuständig, auch die Druckstraße wird weiterhin genutzt. Aber die Bescheide sollen direkt von der Druckstraße an die Beihilfeberechtigten verschickt werden. Der Umweg über das BVA fällt weg. Dadurch werden Ihnen die Beihilfebescheide deutlich schneller zugehen, die Kosten auf der Behördenseite werden reduziert und es werden Kapazitäten frei, die für eine effektivere Beihilfebearbeitung genutzt werden sollen.
 
Kleiner Wermutstropfen
Ihnen werden nicht nur die Beihilfebescheide schneller zugehen, sondern die Prozesse sollen durch die neuen personellen Kapazitäten auch insgesamt beschleunigt werden.
 
Einen kleinen Nachteil hat die Umstellung allerdings: die anfänglich beschriebene Belegrücksendung fällt weg. Die Belege, die Sie an das BVA übermittelt haben, werden nach der Bearbeitung aus Datenschutzgründen vernichtet und sind damit nicht mehr nutzbar. Diese Nachweise benötigen Sie allerdings ab und an, zum Beispiel für ein eventuelles Widerspruchsverfahren gegen das BVA, als Nachweis für das Finanzamt, bei einer Beratung durch den Deutschen BundeswehrVerband oder auch bei einer anwaltlichen Betreuung. Folglich sollten Sie immer eine Beleg-Kopie für Ihre Unterlagen zurückhalten.

Die Empfehlung gilt aber schon länger und wird daher die meisten Leser nicht überraschen. Häufig werden von den Leistungsträgern (z.B. dem Arzt oder Krankenhaus) schon mehrere Rechnungsausfertigungen zur Verfügung gestellt. Oftmals kann auf Wunsch hin auch eine weitere Kopie zur Verfügung gestellt werden. Wenn Ihnen die technischen Voraussetzungen zur Verfügung stehen, können Sie selbst Kopien von Rechnungen in analoger Form (klassische Kopie) oder umweltfreundlich in digitaler Form (z.B. als PDF-Datei) anlegen.  Auch mit einem einfachen Handy, mit Fotofunktion, können Sie Rechnungsbelege für sich auf einfache Weise archivieren.
 
Wer ein Smartphone und die neue Beihilfe-App nutzt, hat faktisch keinen Nachteil durch die Verfahrensanpassung. Die Rechnung wird mit der Beihilfe-App abfotografiert und als Datensatz online übermittelt. Damit sparen Sie naturgemäß eine Rechnungskopie ein.

Starttermin
Los geht es zum 1. April 2020. Mit dem BVA ist eine breite Informationskampagne verabredet. Alle Beihilfeberechtigten sollen flächendeckend informiert werden.
 
Fazit
Damit wird einer der Beschlüsse der jüngsten Hauptversammlung (IV/40) auftragsgemäß umgesetzt. Dabei werden Kosten und Arbeitsressourcen eingespart und das Tempo der Bearbeitung und Zustellung erhöht. Wird die neue Beihilfe-App genutzt, wird der Nachteil der wegfallenden Belegrücksendung komplett kompensiert. Wir werden die Maßnahme sorgfältig begleiten. Sollten Hindernisse entstehen, werden wir uns in enger Abstimmung mit den Beihilfestellen für eine sofortige Verbesserung einsetzen.